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帮助部分企业解决远程协同的问题

时间:2020-02-14 16:17来源:互联网 作者:小狐

肺炎疫情下如何高效在家办公?来看看这份实用指南

随着疫情的加重,1月27日,国家和各省市都出台相关政策,推迟开工和开学的时间。

各企业也纷纷响应,大多将复工时间延迟到10日,开启“在家办公”模式。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图1)

相信很多人都能感受到,我们正经历着一场不大不小的社会危机,处于一个有点危险的不确定时期中。

并且,这个时期接下来将会持续多久,疫情何时结束,会如何演变,也都充满未知。

对抗这种“不确定性”无论是个人还是组织,我们能做的,就是 —

与不确定性共舞,在不确定的世界中不断应对变化,用“理性的专业主义”建立秩序,找寻和创造属于自己的确定性。

对于个人而言,是合理储备充足的物资,并规划好自己的工作节奏,迅速找到积极的状态,提升竞争力,以防遭遇职场寒冬。

对于组织而言,则是快速建立起高效的远程办公机制,制定合理的计划,将业务转移到线上,应对接下来的。

那么,组织和个人,应当如何做,才能真正做到高效“在家办公”共同应对眼下的危机呢?

帮助部分企业解决远程协同的问题(图2)

他们分别从公司高层、各级中层者和员工3个角度,为大家总结了一份详细指南,这可能是目前市面上最全的一份远程办公指南。

这份指南,同样是三节课在2年的远程协同实践中,总结出来的实战经验,相信会对你有帮助。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图3)

公司高层该如何做

1.提前确认方案

对于公司层来说,远程协同最重要的是提早确定方案,制定类似《临时员工工作手册》一样的规则。

这样既能让员工有章可循,也能让者有抓手。没有规则的远程协同,将非常者能力。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图4)

需要注意的是,一定要明确分开工作时间和私人时间,不要掺杂在一起,导致员工工作和休息的质量都无法保证,反而影响到整体效率。

下图就是1月31日,三节课制定的远程协作方案的一部分。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图5)

2.制定工作计划

第二个动作是制定计划,特殊时期,更要区分出公司的战略优先级,制定出特殊时期的目标,既是给公司全员一颗定心丸,也能提高的效率。

同时也要确定远程协作的岗位,与人力资源确立是否需要调整补充岗位缺口,比如可以把较为空闲的岗位调整至更忙碌的业务线。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图6)

3.拆解任务指标

为了确保信息在传递的过程中不走样,必须清晰定义出问题并拆解任务,使其符合SMART法则,再落实到具体的人。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图7)

4.选择合适的协同工具

选择协同工具的时候,需要考虑短期过渡和长期使用。在疫情过去后,如果协同工具和协同模式继续可以使用,那对团队战斗力的提升是更长期的。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图8)

帮助部分企业解决远程协同的问题(图9)

需要注意的是,才是根本,工具只是辅助,并且,没有任何一款工作能解决所有问题,选择后坚持使用即可。

5.举办开工仪式

想要取得远程办公的好结果,“开工仪式”“组织纪律”和“家庭办公环境”是三个重要的基础因素。

有仪式感的开工能让大家的状态回到工作模式;好的组织结构和纪律要求能让工作效率保证最大化;员工家庭环境则是员工时间、任务的基础。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图10)

帮助部分企业解决远程协同的问题(图11)

中层者该怎么做?

1.拆任务、做协调、看进度

远程协同容易失焦,先定计划和目标有助于聚焦。

与高层者相比,中层者的“拆任务”有一点不同,不仅仅要拆解指标,更重要的是要变成更具体的工作,分配给基层员工。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图12)

周计划是必须要做好的事情,拆解好周计划才能让团队每个人真正的有目标和任务。有可能的话,日计划也是需要的,比如团队,日计划和日汇总也是很好的手段。

让员工养成每日从“我的工作任务”开始工作,而不是IM开始,先组织自己的工作重点和todo,才是IM上沟通。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图13)

远程办公时决策过程更为复杂,中层者必须及时沟通,合理调配资源,并且确定授权的范围,避免员工因为独立盲目决策而造成的损失。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图14)

看进度是指进度,不断优化远程协作的工作流程。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图15)

2.建立关键信息唯一通道

建立关键信息唯一通道,就是不要让信息交叉、多渠道释放,避免信息。建立关键任务唯一负责人制度,不要让一个事情多人负责,也不要让一个事情多头。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图16)

帮助部分企业解决远程协同的问题(图17)

3.处理好信息流和工作流的关系

以下就是我们针对不同工具,制定的简单规则:

帮助部分企业解决远程协同的问题(图18)

帮助部分企业解决远程协同的问题(图19)

4.如何开远程站会?

远程站会也是一个很好的手段,能够增强团队的成就感。每天用10-15分钟开一个远程站会能让大家每天的工作目标变得更加明确,在家办公的状态也更容易开启。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图20)

5.如何开远程项目讨论会?

切记不要碎片化讨论,更不要碎片化开会。会议和电话会议要有准备、有结论、有沉淀总结。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图21)

下图就是我们会议记录的一个例子:

帮助部分企业解决远程协同的问题(图22)

6.如何建立反馈机制?

远程协作,相互反馈很重要,无论是Leader还是同事之间。可以通过建立周报机制,来相互反馈,远程协作,作为Leader则要更重视员工的思考。

周报也是一个能够push大家复盘工作、快速成长的好方法。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图23)

帮助部分企业解决远程协同的问题(图24)

员工该怎么做

1.做好时间

准时起床准时上班,正式着装按照工作状态要求自己快速投入。在执行之前,先和上级确认好事情的优先级;执行之中,可以自己记录任务时长,方便预估时间安排,也方便团队check进度。

另外,也要清晰地区分好工作和休息时间。不要工作一会就想躺下来睡一会,或者去弄点零食吃,这样完全无法保持专注。下班之后,你就可以离开工作区域,告诉自己,我下班了,换回家居服。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图25)

2.创造良好的在家办公环境

在工作执行中,员工应该有自己独立的办公空间,如果没有独立的房间,也要区隔出独立的办公台,要规避在床上办公和穿睡衣办公的状态。

换上正式的服装,和同事们会议开始一天,这是一种仪式感,能够帮助你快速开启工作状态,提高协作效率。

另外也要和家人达成共识,让家人互相配合,不要随意影响自己的正常工作。如果实在没办法避免家里的“熊孩子”就锁上门,戴上降噪耳机,确保自己的精神处在工作状态。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图26)

3.主动汇报进度

员工可以积极配合组织建立的站立会、日报和周报制度,不要总是等着上层来过问,真正做到凡事有交代, 事事有回音。

一旦者因为信息传达不及时,误会你在划水摸鱼,就会严重损害到团队之间的信任度。

帮助部分企业解决远程协同的问题(图27)

以上,就是我们分别从公司高层者、各级中层者和员工个人3个角度,给出的远程办公建议。

2020年,可能注定不会太容易,身处漩涡中的我们,无论是企业还是个人,都必须共克时坚。

每一次大环境的危机,既会摧垮很多人,也同时孕育着一些机会,会让另一些人脱颖而出,变得更加强大,比如之于京东和 — 当然,前提是你已经做好了准备。

我们要相信,强悍者的强悍,往往在于别人都在瑟瑟发抖、不知所措的时候,他们会理性而敏锐地思考和捕捉各种转瞬即逝的机会,一旦抓住,就会毫不犹豫冲上前去迅速占有它。

祝我们彼此都能更有勇气,把危机变为转机。

最后,三节课也希望能够尽绵薄之力,帮助部分企业解决远程协同的问题。

权益说明:

远程协同,共克时艰—用1000万帮助受疫情影响的公司开启远程协同模式

活动内容:

三节课将帮助200家公司接入TeamMark的产品部署,并进行后续交付服务,帮助受疫情影响的公司更好远程协同办公,共克时艰。

参与规则与说明:

1、申请期限:即日起—2020年5月1日;

2、使用价格:教育公司免费使用一年(湖北地区教育公司、学校免费使用两年)到期后可以续费使用,也可以导出内容自行保存。非教育公司半价使用;

3、使用名额:200个;

服务内容:

1、TeamMark全部现有功能;

2、TeamMark未来一年内上线的SaaS版新功能;

3、每个企业100G云存储空间;

4、完整的;

我们对于申请企业的要求:

并且,因为我们的交付能力和资源有限,我们也希望能够真正帮助到一些有需求的同行,因此,希望申请的你是认真的,而不是仅仅只是抱着“随便了解一下”的心态,随意提交一份申请。

企业帮助企业 创新帮助创新

本文相关词条概念解析:

远程

远程(拼音:yuǎnchéng)指路程远;射程远。网络中,利用远程控制软件,商业公司可以实现和用户的远程交流,采用交互式的教学模式,通过实际操作来培训用户。远程控制软件都分为服务端和客户端,服务端是安装在要控制的电脑上。RemoteView5.0Server是中央集中管理企业众多PC机和服务器以及各种终端的最佳解决方案,可用于远程管理POS销售终端、无人值守的Kiosk自助服务系统终端、DVR视频监控系统终端,远程管理UNIX、Linux、Mac。远程教育:又称远距教学、远程教育,是指使用电视及互联网等的传播媒体的教学模式,它突破了时空的界线,有别于传统需要往校舍安坐于课室的教学模式。

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